Transférer ses factures à CostHuntr

Gmail transfère automatiquement les e-mails qui correspondent à un filtre. Il faut d'abord lui faire accepter l'adresse de CostHuntr, puis créer le filtre.

1. Sur gmail.com (sur ordinateur, l'application mobile ne le permet pas), clique sur la roue dentée en haut à droite, puis « Voir tous les paramètres ».
2. Onglet « Transfert et POP/IMAP », bouton « Ajouter une adresse de transfert ». Colle ton adresse de réception (CostHuntr, Organisation, Import des factures), puis « Suivant », « Continuer » et « OK ».
3. Gmail envoie une confirmation à cette adresse, un lien ou un code selon les comptes. C'est CostHuntr qui la reçoit : elle s'affiche dans l'assistant, sans e-mail à chercher. Lien : clique sur « Approuver le transfert dans Gmail ». Code : saisis-le dans Gmail et clique sur « Valider ».
4. Laisse l'option « Désactiver le transfert » cochée : on ne transfère pas tout, seulement les factures.
5. Colle cette recherche dans la barre de recherche de Gmail : subject:(facture OR invoice OR receipt OR reçu). Clique sur l'icône de réglages de la recherche à droite de la barre, puis sur « Créer un filtre ».
6. Coche « Transférer à », choisis ton adresse de réception (CostHuntr, Organisation, Import des factures), puis « Créer un filtre ». Les prochaines factures partent seules.

Un filtre ne transfère pas les e-mails déjà reçus : pour tester tout de suite, transfère une facture à la main.

Même manipulation que Gmail, avec une boîte professionnelle. Une condition : que l'administrateur de ton domaine autorise le transfert automatique.

1. Sur mail.google.com, roue dentée, « Voir tous les paramètres », onglet « Transfert et POP/IMAP ».
2. Si le bouton « Ajouter une adresse de transfert » est absent ou grisé, le transfert est bloqué par l'administrateur : voir la note plus bas.
3. « Ajouter une adresse de transfert », colle ton adresse de réception (CostHuntr, Organisation, Import des factures), puis « Suivant », « Continuer » et « OK ».
4. La confirmation (lien ou code) s'affiche dans l'assistant CostHuntr : clique sur « Approuver le transfert dans Gmail », ou saisis le code dans Gmail et clique sur « Valider ». Laisse « Désactiver le transfert » coché.
5. Colle dans la barre de recherche : subject:(facture OR invoice OR receipt OR reçu). Ouvre les réglages de la recherche, puis « Créer un filtre ».
6. Coche « Transférer à », choisis ton adresse de réception (CostHuntr, Organisation, Import des factures), puis « Créer un filtre ».

Administrateur : console d'administration Google, Applications, Google Workspace, Gmail, « Accès des utilisateurs finaux », option « Autoriser les utilisateurs à transférer automatiquement les e-mails entrants vers une autre adresse ». Elle peut être ouverte pour la seule unité organisationnelle de la boîte des factures.

Outlook transfère les e-mails qui correspondent à une règle. Pas de code à confirmer.

1. Sur outlook.com, roue dentée en haut à droite, « Courrier », puis « Règles ».
2. « Ajouter une nouvelle règle ». Nomme-la « Factures vers CostHuntr ».
3. Condition « L'objet contient » : ajoute un à un les mots facture, invoice, receipt, reçu. Plusieurs mots dans la même condition s'additionnent (l'un ou l'autre suffit).
4. Action « Transférer à » : colle ton adresse de réception (CostHuntr, Organisation, Import des factures).
5. Coche « Arrêter le traitement d'autres règles » seulement si tu sais pourquoi, puis « Enregistrer ».

Deux conditions dans une même règle doivent être vraies en même temps. Pour ajouter des expéditeurs de facturation, crée une seconde règle avec la condition « De ».

La règle se crée comme sur Outlook.com. Mais Microsoft 365 bloque par défaut le transfert automatique vers l'extérieur : il faut souvent l'aide de l'administrateur.

1. Sur outlook.office.com (ou le nouvel Outlook pour Windows) : roue dentée, « Courrier », « Règles », « Ajouter une nouvelle règle ». Dans l'Outlook classique : Accueil, Règles, « Gérer les règles et alertes », « Nouvelle règle ».
2. Nomme-la « Factures vers CostHuntr ». Condition « L'objet contient » : ajoute un à un les mots facture, invoice, receipt, reçu.
3. Action « Transférer à » : colle ton adresse de réception (CostHuntr, Organisation, Import des factures). Enregistre.
4. Fais le test en direct dans l'assistant. Si tu reçois un e-mail d'erreur contenant « 550 5.7.520 » ou « does not allow external forwarding », le transfert est bloqué par ton organisation : envoie les instructions à ton informaticien avec le bouton prévu.

Conseil : utilise une boîte dédiée aux factures (factures@…) plutôt que ta boîte personnelle. L'administrateur n'ouvre alors le transfert que pour elle, et tes autres e-mails ne passent jamais par une règle.

Toutes les messageries savent transférer un e-mail à la main, et c'est suffisant : CostHuntr lit la facture transférée exactement comme une facture transférée par une règle.

1. Ouvre l'e-mail de la facture et clique sur « Transférer ».
2. Envoie-le à ton adresse de réception (CostHuntr, Organisation, Import des factures), en gardant la pièce jointe.
3. Si ta messagerie propose des règles (iCloud : Réglages, Règles, « Transférer à »), crée une règle sur l'objet avec les mots facture, invoice, receipt, reçu et l'action de transfert vers la même adresse.

La règle de transfert ne part pas, et l'expéditeur reçoit une erreur « 550 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding ».

La stratégie anti-spam sortante par défaut de Microsoft 365 bloque tout transfert automatique vers l'extérieur. Plutôt que de l'ouvrir pour tout le tenant, on crée une stratégie personnalisée qui ne vise que la boîte des factures.

1. Avec un compte administrateur de la sécurité ou global, ouvrir le portail Microsoft Defender : security.microsoft.com.
2. « E-mail et collaboration », « Stratégies et règles », « Stratégies de menace », puis « Anti-courrier indésirable ».
3. « Créer une stratégie », « Sortant ». Nom : « Transfert des factures vers CostHuntr ».
4. Utilisateurs : ajouter la seule boîte des factures (par exemple factures@ton-domaine). Ne pas viser de groupe ni de domaine entier.
5. Paramètres de protection, « Règles de transfert », « Règles de transfert automatique » : choisir « Activé : le transfert est activé ». Laisser les autres limites par défaut.
6. Enregistrer. La stratégie personnalisée prend le pas sur la stratégie par défaut pour cette boîte ; compter jusqu'à une heure avant qu'elle s'applique.

Si le transfert reste bloqué : centre d'administration Exchange, « Flux de messagerie », « Domaines distants ». Si le domaine « Default » interdit le transfert automatique, ajouter un domaine distant « factures.costhuntr.fr » qui l'autorise, plutôt que de modifier « Default ».